Izjava o varstvu podatkov ob zaposlovanju

Nadzornik za obdelovanje vaših osebnih podatkov, kot je opisano v tej Izjavi o varstvu podatkov, je Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Nemčija

‏(v nadaljevanju »Henkel«, »mi«).

Če imate kakršna koli vprašanja v povezavi z obdelavo svojih osebnih podatkov, nam pošljite e-pošto ali pismo na naslov naše uradne osebe za varstvo podatkov Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, D 40191 Düsseldorf, Nemčija, e-pošta: Datenschutz@henkel.com. 

Vaše osebne podatke obdelujemo, ko se prijavite za delovno mesto v skupini Henkel ali želite kako drugače postati del naše skupine talentov. Če se prijavite za delovno mesto in/ali ustvarite račun za skupnost talentov, bomo zbirali naslednje vaše osebne podatke:

• osnovni podatki kandidata ‏(osebni podatki, kot so vaše ime, starost itd.),
• kontaktni podatki ‏(naslov, e-poštni naslov, telefonska številka itd.),
• podatki za prijavo ‏(informacije o vaši izobrazbi, prejšnja delovna mesta, življenjepis itd.),
• zanimanja ‏(informacije o delovnih mestih, ki vas ali bi vas lahko zanimala itd.).

Te osebne podatke zbiramo neposredno od vas, ko se prijavite za delovno mesto v skupini Henkel, med postopkom prijave in izbora ‏(na primer med ‏(video) razgovori) oziroma ko izrazite željo, da bi postali del skupine talentov z namenom, da ostanete v stiku za prihodnja zaposlovanja ‏(na primer z označenjem ustreznega potrditvenega polja med postopkom prijave). Polja s podatki, označena z zvezdico ‏(*), so obvezna za prijavo in izbirni postopek, dodatne informacije pa so lahko v pomoč pri tem postopku, kar je odvisno od položaja, za katerega se prijavljate.

Vaše profesionalne informacije lahko zbiramo tudi prek profila na omrežju LinkedIn, ki je javno dostopen, z namenom, da lahko pristopimo k vam s ponudbo za službo.

3.1 Izvajanje postopka prijave in izbora 

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• za oblikovanje splošnega profila za prijavo, ki ga bomo uporabili in se zanašali nanj pri vseh vaših prijavah ‏(svoj splošni profil za prijavo lahko kadar koli dopolnite na podlagi prijave v svoj račun);
• za opravljanje postopka prijave in izbora, vključno z vrednotenjem vaše prijave in izvajanjem potencialnih ‏(video) razgovorov;
• potrebne pomožne postopke v postopku prijave in izbora ‏(na primer za obvezno poročanje in pregledovanje seznama sankcij itd).

Te osebne podatke obdelujemo z namenom opravljanja postopka prijave in izbora, v primeru uspeha pa tudi za zaposlovanje ter za to, da postanete del skupine talentov in da vam zagotavljamo njene storitve, kot je navedeno v od. b razd. 1 člena 6 GDPR.

Vse vaše prijave in njihovo stanje bodo vidni za naše iskalce kadra in izbrane vodje kadrovske službe z namenom zagotavljanja transparentnosti v izbirnem postopku.

Vaš splošni profil za prijavo bomo hranili 12 mesecev po vaši zadnji posodobitvi.

Če se boste prijavili za delovno mesto v ZDA ali Portoriku, bomo vašo prošnjo hranili 36 mesecev, da bomo zagotavljali skladnost z lokalnimi zahtevami glede dokumentiranja postopka prijave in izbora, kot je navedeno v čl. 6 od. 1 razd. f GDPR.

Če se boste prijavili za delovno mesto v Avstraliji ali na Novi Zelandiji, bomo vašo prijavo hranili 12 mesecev, da bomo zagotavljali skladnost z lokalnimi zahtevami glede dokumentiranja postopka prijave in izbora, kot je navedeno v čl. 6 od. 1 razd. f GDPR.

Če se boste prijavili za delovno mesto v Indoneziji, bomo vašo prijavo hranili 60 mesecev, da bomo zagotavljali skladnost z lokalnimi zahtevami glede dokumentiranja postopka prijave in izbora, kot je navedeno v čl. 6 od. 1 razd. f GDPR.

3.2 Skupina talentov

Vaše osebne podatke obdelujemo tudi za našo skupino talentov:

• tako da ustvarimo vaš profil v naši skupini talentov, ki ga bomo upoštevali pri prihodnjih zaposlovanjih in da bomo ostali v stiku z vami ‏(če ste se strinjali s takšno uporabo, na primer z označitvijo zadevnega potrditvenega polja ob prijavi za službo oziroma med postopkom prijave in izbora);
• tako da vam zagotavljamo informacije glede skupine Henkel kot zaposlovalca, informacije o priložnostih za zaposlitev in ponudbe za nove zaposlitve, če ste se strinjali, da se včlanite v skupino talentov ‏(glejte zgoraj);
• če ste se registrirali za skupino talentov in ste se strinjali s prejemanjem takšnih informacij, vam bomo pošiljali informacije glede delodajalčevih aktivnosti znamčenja prek e-pošte.

Vaše osebne podatke za te namene obdelujemo na podlagi vašega soglasja, gl. od. a razd. 1 člena 6 GDPR. Za vaše soglasje vas bomo prosili neposredno med postopkom prijave in izbora, prek e-pošte ali ob izpolnjevanju obrazca, ko lahko označite ustrezno potrditveno polje. Svoje soglasje lahko kadar koli umaknete s pomočjo nastavitev v svojem računu, svoj račun pa lahko kadar koli tudi izbrišete. Če nam želite sporočiti, da umikate svoje soglasje, se lahko na nas obrnete prek zgornjih kontaktnih podatkov. Nato bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za pošiljanje takšnih informacij. To ne pomeni, da je obdelovanje pred umikom soglasja nezakonito.

Vaš profil za skupino talentov bomo hranili 24 mesecev po registraciji v skupino talentov oziroma po vaši zadnji posodobitvi profila. Svoj profil v skupini talentov skupaj s svojimi osebnimi podatki, ki so povezani z njim, lahko prav tako izbrišete s prijavo v profil in ukazom za izbris.

3.3 Video razgovor

Prav tako bomo vaše podatke ob prijavi za določena delovna mesta obdelovali med video razgovorom. Zavedajte se, da je video razgovor vedno izbirni korak v postopku zaposlovanja. Če zavrnete pogoje in določila video razgovora, boste še naprej del splošnega postopka zaposlovanja.

Za potrebe tehnične podpore lahko do vaših osebnih podatkov dostopa ekipa za tehnično podporo HireVue, ki ima sedež v ZDA.

Vaše osebne podatke za te namene obdelujemo na podlagi vašega soglasja, gl. od. a razd. 1 člena 6 GDPR. Pred začetkom video razgovora/zbiranja podatkov vas bomo prosili za vaše soglasje glede obdelave podatkov za ekipo za tehnično podporo HireVue. Svoje soglasje lahko umaknete, tako da se na nas obrnete prek zgornjih kontaktnih podatkov in nam sporočite, da želite umakniti svoje soglasje. Nato bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za pošiljanje takšnih informacij. To ne pomeni, da je obdelovanje pred umikom soglasja nezakonito.

Nadaljnje informacije o dostopu ekipe za tehnično podporo HireVue do vaših osebnih podatkov najdete s sledenjem naslednjemu:

• Identiteta sprejemnika:
  • Ekipa za tehnično podporo HireVue 
• Država, v katero bodo podatki preneseni za tehnično podporo:
  • Jordanija, Utah − Združene države Amerike
• Zakaj je (omejen) dostop potreben?
  • Izmenjava podatkov je potrebna za tehnično podporo. Ekipa za tehnično podporo se bo vključila v primeru tehničnih težav s sistemom HireVue.
  • Ekipa za tehnično podporo bo občasno morala dostopati do platforme HireVue za namene raziskovanja/pregleda tehničnih težav, povezanih s platformo.
• Vrsta podatkov, do katerih se dostopa
  • Ekipa za tehnično podporo HireVue bo dostopala le do podatkov, neposredno povezanih s tehnično težavo.
  • Ekipa za tehnično podporo HireVue ne dostopa do nobenih drugih podatkov.
  • Podatki, do katerih lahko dostopa: kontaktni podatki, podatki o prejšnji zaposlitvi, podatki o zasebnem življenju, video podatki.
• Tveganja pri izmenjavi podatkov:
  • Upoštevajte, da tretja država ‏(ZDA), v katero so lahko preneseni vaši podatki, morda nima uveljavljenih zadostnih varnostnih ukrepov.
  • V skladu z evropsko zakonodajo ZDA ne zagotavljajo zadostne stopnje zaščite podatkov.
  • Prav tako upoštevajte, da v tretji državi (ZDA):
    • morda nimajo nadzornega organa
    • in/ali da načela obdelave podatkov
    • in/ali pravice osebe, na katero se podatki nanašajo, morda ne obstajajo.

Potencialna tveganja izmenjave podatkov so lahko povezana z nezakonitim dostopom, izgubo podatkov ali neželenim spreminjanjem podatkov.

3.4 Preverjanje ozadja

Vsi kandidati za zaposlitev v Severni Ameriki ‏(ne glede na narodnost) bodo morali skozi preverjanje ozadja pred podpisom pogodbe, kar je v skladu s severnoameriškimi predpisi.

Preverjanje ozadja je nepogrešljivo orodje za prepoznavanje kandidatov, ki predstavljajo legitimno grožnjo organizaciji zaradi njihovega preteklega vedenja. Dejansko je preverjanje ozadja pogosto najboljša obramba pred zahtevki zaradi malomarnega zaposlovanja in zadržanja. Delodajalci lahko zaščitijo in varujejo svojo blagovno znamko, sloves, stranke in zaposlene pred finančno izgubo.

Pomemben razlog za preverjanje ozadja je, da se delodajalec ali drugi izognejo škodi ali pravni odgovornosti. To vključuje škodo, povzročeno:

• drugim zaposlenim s spolnim nadlegovanjem ali nasiljem na delovnem mestu;
• notranjim in zunanjim strankam organizacije z, na primer, spolnim napadom v poslovnih prostorih;
• delodajalčevemu poslovanju zaradi finančne izgube ali težav s podobo in slovesom.
• Obramba pravnih zahtevkov, na primer zaposlitev iz malomarnosti, je nujen razlog za poglobljeno iskanje kazenskih evidenc prosilcev za delo. Preiskovanje kazenskih evidenc na več ravneh je lahko močan dokaz, da je delodajalec pri zaposlovanju ravnal z dolžno skrbnostjo.

V družbi Henkel, ki je matična družba globalne skupine podjetij Henkel, bomo vaše osebne podatke delili z ostalimi pisarnami ali podružnicami Henkel po vsem svetu v državah, kjer ste registrirali svojo prijavo, vključno z državami izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, kjer morda ne zagotavljajo enake ravni zaščite podatkov. Vsi takšni subjekti so predmet te Izjave o varstvu podatkov in nadaljnjih ukrepov za zaščito ustrezne ravni varstva podatkov, ki je enakovredna ravni varstva podatkov v Evropski uniji, kot je sklenitev standardnih klavzul o varstvu podatkov, kot jih je izdala Komisija EU v skladu z od. c razd. 2 člena 46 GDPR. Vse pisarne in podružnice podjetja Henkel najdete na naši spletni strani.

Za izvajanje postopka prijave in izbora ter zagotavljanje skupine talentov se prav tako zanašamo na zunanje ponudnike storitve, ki jih strogo zavezujejo naša naročila in vaših osebnih podatkov ne smejo obdelovati za lastne namene. Ti ponudniki delujejo kot obdelovalci podatkov v skladu s členom 28 GDPR.

V primeru vključitve kadrovskih posrednikov ali agencij za zaposlovanje bomo s kadrovskimi posredniki/agencijami za zaposlovanje za določen postopek delili informacije, povezane z zadevnim postopkom.

Začetne strani skupnosti talentov Henkel in portalov za registracijo uporabljajo nekatere piškotke, ki so nujni, saj omogočajo, da se pomikate po portalu in uporabljate njegove funkcije, kot je dostop do zaščitenih območij, kar vam omogoča več uporab, ne da bi morali ponovno vnesti podatke oziroma uporabiti povezave do družabnih omrežij za prijavo.

Nujni piškotki, ki se uporabljajo na portalih

• Sejni piškotki ‏(ScustomPortal-{portalUrlPath}): uporabljajo se za ohranjanje uporabnikove prijave prek zasebnih portalov.
• Jezikovni piškotki ‏(portalLanguage-{portalId}): uporabljajo se za shranjevanje trenutnega jezika, ki ga je izbral uporabnik portala.
• Polje žetona za CSRF ‏(tokenField): uporabljajo se za zaščito CSRF (samo za prijavljene uporabnike).
• Nastavitve soglasja za piškotke ‏(userCookieConsent-{portalUrlPath}): uporabljajo se za shranjevanje dovoljenih/zavrnjenih vrst piškotkov na portalih, kjer je omogočeno upravljanje piškotkov, tako da uporabniku ni treba obnoviti soglasja na vsaki strani, ki si jo ogleda/jo obišče.

Kako dolgo se piškotki hranijo?

• Sejni piškotki: dokler ne zaprete brskalnika.
• Jezikovni piškotki: dokler ne zaprete brskalnika.
• Polje žetona za CSRF: 1 uro
• Nastavitve soglasja za piškotke: ne potečejo.

Več informacij o piškotkih in drugih tehnologijah, ki se uporabljajo na naši spletni strani, ter o njihovih namenih je na voljo na naši spletni strani v razdelku »Piškotki« in »Nastavitve piškotkov«. Na tem mestu lahko tudi kadar koli umaknete svoje soglasje, ki začne veljati v prihodnosti, tako da onemogočite zadevno nastavitev piškotka.

Kot oseba, na katero se nanašajo podatki, imate glede svojih osebnih podatkov naslednje pravice:

• pravica do dostopa do svojih osebnih podatkov in prejema njihove kopije;
• pravica do poprave;
• pravica do izbrisa ‏(tudi pravica do pozabljenja);
• pravica omejitve obdelave vaših osebnih podatkov;
• pravica do prenosljivosti podatkov;
• pravica do umika soglasja;
• pravica do pritožbe pri nadzornem organu.

Prav tako imate pravico do nasprotovanja uporabi osebnih podatkov v določenih okoliščinah. Na primer, ‏(i) kjer imate razloge, povezane z vašo določeno situacijo, in mi vaše osebne podatke uporabljamo za svoje zakonite interese, ki izhajajo iz od. f razd. 1 člena 6 GDPR ‏(ali gre za zakonite interese tretje osebe), in ‏(ii) če nasprotujete uporabi svojih osebnih podatkov za neposredne tržne namene.

Do svojih podatkov lahko tudi zlahka dostopate, jih popravljate in izbrišete ter umaknete svoje soglasje, tako da se prijavite v svoj splošni profil za prijavo ali profil za skupino talentov. Kadar koli lahko izbrišete svoj profil za splošno prijavo ali profil za skupino talentov.

Svoje pravice lahko uveljavljate tudi prek zgoraj navedenih kontaktnih podatkov.